مدیر سایتارسال فیش حقوقی به کارکنان یکی از کارهای تکرارشونده واحد مالی و منابع انسانی در شرکتهاست. در روشهای سنتی، فیشها چاپ میشوند یا فایل هر کارمند بهصورت جداگانه از طریق ایمیل و پیامرسان برای او ارسال میشود؛ روشی که با افزایش تعداد پرسنل، مدیریت و آرشیو فیشها را دشوارتر میکند.
امروزه سامانههای آنلاین فیش حقوقی این فرایند را سادهتر کردهاند و به کارکنان اجازه میدهند با ورود به حساب کاربری خود، فیش حقوقی و در برخی سامانهها سوابق ماههای گذشته را مشاهده یا چاپ کنند.
به همین دلیل، شرکتها میتوانند بهجای ارسال دستی فیش برای تکتک کارکنان، از یک بستر متمرکز برای ارائه فیشهای حقوقی استفاده کنند. در ادامه بررسی میکنیم فیش حقوقی آنلاین چیست، چگونه در اختیار کارکنان قرار میگیرد و چه تفاوتی با روشهای سنتی دارد.
فیش حقوقی آنلاین چیست و چه کاربردی دارد؟
فیش حقوقی، اطلاعات مربوط به دریافتی یک دوره حقوق را بهصورت تفکیکشده نمایش میدهد و معمولاً شامل بخشهایی مانند حقوق، مزایا، اضافهکاری، بیمه، مالیات، سایر کسورات و مبلغ قابل پرداخت است. سامانه فیش حقوقی آنلاین بستری تحت وب است که این اطلاعات را بهصورت دیجیتال در اختیار هر کارمند قرار میدهد تا بدون دریافت نسخه کاغذی یا مراجعه به واحد حسابداری، بتواند فیش خود را مشاهده کند.
نکته مهم این است که سامانه فیش حقوقی الزاماً همان نرمافزار محاسبه حقوق و دستمزد نیست. نرمافزار حقوق و دستمزد میتواند محاسبات حقوق، مزایا و کسورات را انجام دهد و سپس اطلاعات فیش برای مشاهده پرسنل در بستر آنلاین ارائه شود. برای مثال، در سامانه آنلاین فیش حقوقی یونیکسافت امکاناتی مانند مشاهده و چاپ فیش حقوقی، مشاهده سوابق فیش، حکم و قرارداد کارگزینی و سوابق مرخصی* در نظر گرفته شده است.
روشهای ارسال فیش حقوقی به کارکنان
شرکتها برای ارائه فیش حقوقی به پرسنل از روشهای مختلفی استفاده میکنند و انتخاب روش مناسب تا حد زیادی به تعداد کارکنان، ساختار واحد مالی و امکانات مجموعه بستگی دارد. در حال حاضر سه روش رایجتر هستند:
در ادامه مطالعه کنید: نقش هوش مصنوعی در بازتعریف حقوق و دستمزد
ارسال فیش حقوقی بهصورت چاپی
در روش سنتی، فیش حقوقی پس از محاسبه حقوق و دستمزد چاپ شده و بهصورت فیزیکی در اختیار کارکنان قرار میگیرد. این روش هنوز در برخی مجموعهها استفاده میشود، اما برای شرکتهایی با تعداد پرسنل بالا، چاپ، دستهبندی و تحویل ماهانه فیشها میتواند زمانبر باشد. از طرف دیگر، نگهداری نسخههای کاغذی و دسترسی به فیش ماههای گذشته نیز نیازمند بایگانی منظم است.
ارسال فیش حقوقی با ایمیل یا پیامرسان
روش دیگر، تهیه فایل دیجیتال فیش و ارسال آن از طریق ایمیل یا پیامرسانهایی مانند واتساپ است. این روش نسبت به چاپ فیش سریعتر است، اما همچنان واحد مالی باید فرایند ارسال فایلها را مدیریت کند. ضمن اینکه اگر تعداد کارکنان زیاد باشد، ارسال صحیح هر فیش برای شخص مربوطه اهمیت بیشتری پیدا میکند؛ زیرا اطلاعات حقوق و مزایای کارکنان ماهیت شخصی و محرمانه دارند.
ارسال فیش حقوقی از طریق سامانه آنلاین
روش حرفهایتر، استفاده از سامانه آنلاین فیش حقوقی است. در این مدل، فیشها در یک بستر متمرکز در اختیار کارکنان قرار میگیرند و هر فرد با ورود به حساب کاربری خود میتواند اسناد مربوط به خودش را مشاهده کند. برای مثال، سامانه فیش 24 امکان توزیع آنلاین فیش را فراهم کرده و کارکنان پس از ورود میتوانند اسناد اختصاصیافته به خود را مشاهده و دانلود کنند. سامانه یونیکسافت نیز قابلیت مشاهده و چاپ آنلاین فیش حقوقی را در اختیار کاربران قرار میدهد.
سامانه فیش حقوقی آنلاین چگونه کار میکند؟
نحوه کار یک سامانه فیش حقوقی آنلاین را میتوان ساده توضیح داد. ابتدا اطلاعات حقوق و دستمزد کارکنان براساس کارکرد، مزایا و کسورات در سیستم مربوطه محاسبه میشود. نرمافزارهای حقوق و دستمزد معمولاً اطلاعاتی مانند قرارداد پرسنل، کارکرد ماهانه، مزایا و کسورات را برای انجام محاسبات حقوق مدیریت میکنند. برای نمونه، نرمافزار حقوق و دستمزد سپیدار امکان ثبت اطلاعات قرارداد و کارکرد ماهانه پرسنل را فراهم کرده و سامانههای حقوق و دستمزد تحت وب نیز برای انجام این محاسبات و نگهداری سوابق استفاده میشوند.
پس از آمادهشدن فیش، اطلاعات در اختیار سامانه آنلاین قرار میگیرد و هر کارمند از طریق حساب کاربری اختصاصی خود به فیش مربوط به خودش دسترسی پیدا میکند. در برخی سامانهها این امکانات فقط به مشاهده فیش محدود نیست؛ برای مثال در سامانه آنلاین یونیکسافت، قابلیتهایی مانند مشاهده و چاپ فیش حقوقی، مشاهده حکم و قرارداد کارگزینی و ثبت درخواست مرخصی نیز پیشبینی شده است.
به زبان ساده، بهجای اینکه حسابدار هر ماه فیشها را یکییکی برای کارکنان ارسال کند، فیش در یک سامانه مشخص قرار میگیرد و پرسنل خودشان در زمان موردنیاز به اطلاعاتشان دسترسی دارند.
چرا شرکتها به سمت ارسال آنلاین فیش حقوقی میروند؟
استفاده از سامانههای آنلاین فقط به معنی حذف نسخه کاغذی فیش نیست؛ مهمترین مزیت آن، متمرکز شدن فرایند ارائه و دسترسی به اطلاعات پرسنلی است.
کاهش کارهای تکراری واحد مالی
وقتی کارکنان بتوانند مستقیماً وارد سامانه شوند و فیش خود را مشاهده کنند، نیاز به ارسال جداگانه فایل برای هر فرد کمتر میشود. این موضوع بهخصوص در شرکتهایی با تعداد کارکنان بالا میتواند فرایند توزیع فیش را سادهتر کند. سامانههایی مانند فیش 24 نیز اساساً با هدف توزیع آنلاین اسناد پرسنلی طراحی شدهاند.
دسترسی سریع کارکنان به فیش حقوقی
در سامانههای تحت وب، کاربر میتواند از طریق پنل خود به فیشهای در دسترس مراجعه کند. برای مثال سامانه فیش حقوقی تابان امکان ورود کارکنان به پنل کاربری و دسترسی به فیشهای حقوقی را فراهم کرده است.
کاهش مصرف کاغذ و بایگانی فیزیکی
ارائه دیجیتال اسناد، نیاز به چاپ و نگهداری نسخه کاغذی را کاهش میدهد. استفاده از فضای متمرکز دیجیتال برای نگهداری اسناد همچنین میتواند دسترسی و جستوجوی اسناد را سادهتر کند.
آرشیو و دسترسی به فیشهای قبلی
یکی از قابلیتهای کاربردی سامانه آنلاین، امکان نگهداری سوابق و دسترسی مجدد به اطلاعات است. در سامانه آنلاین فیش حقوقی یونیکسافت نیز مشاهده سوابق فیشهای حقوقی از امکانات معرفیشده برای کاربران است.
حفظ بهتر محرمانگی اطلاعات حقوق
فیش حقوقی اطلاعات شخصی هر کارمند را در خود دارد؛ بنابراین نحوه دسترسی به آن اهمیت زیادی دارد. استفاده از پنل اختصاصی و دسترسی مبتنی بر حساب کاربری کمک میکند فیش هر فرد در فضای مشخصی در اختیار همان کاربر قرار گیرد. سامانههای فعال فیش حقوقی نیز عموماً ورود کاربران از طریق نام کاربری و رمز عبور یا اطلاعات شناسایی اختصاصی را در ساختار خود پیشبینی کردهاند.
ارسال فیش حقوقی با واتساپ بهتر است یا سامانه آنلاین؟
ارسال فیش حقوقی بهصورت فایل PDF در واتساپ در نگاه اول ساده و سریع به نظر میرسد، مخصوصاً برای مجموعههایی که تعداد کارکنان کمی دارند. پیامهای شخصی واتساپ با رمزگذاری سرتاسری (End-to-End Encryption) محافظت میشوند؛ بااینحال، واتساپ اساساً یک پیامرسان است و امکانات تخصصی موردنیاز برای مدیریت، آرشیو و توزیع سازمانیافته فیش حقوقی کارکنان را ارائه نمیکند.
وقتی تعداد پرسنل افزایش پیدا میکند، استفاده از یک سامانه اختصاصی منطقیتر میشود. در این حالت هر کارمند میتواند وارد فضای مخصوص خود شود و فیش یا اسناد مربوط به خودش را مشاهده کند. برای نمونه، در فیش24 امکان توزیع آنلاین فیش حقوقی، قرارداد، حکم کارگزینی و سایر اسناد پرسنلی و دسترسی کارکنان به اسناد خود فراهم شده است.
بنابراین واتساپ میتواند برای ارسال محدود فایل کاربردی باشد، اما برای شرکتی که به دنبال یک فرایند منظم و قابل مدیریت است، سامانه آنلاین فیش حقوقی انتخاب حرفهایتری محسوب میشود.
یک سامانه فیش حقوقی خوب چه امکاناتی باید داشته باشد؟
اولین ویژگی مهم، دسترسی ساده و اختصاصی هر کارمند به اطلاعات خودش است. امکان مشاهده و چاپ فیش حقوقی، دسترسی به سوابق فیشها و مشاهده اسناد پرسنلی نیز میتواند نیاز به مراجعه مکرر کارکنان به واحد مالی یا منابع انسانی را کاهش دهد.
امکانات سامانهها البته یکسان نیست. برای مثال، سامانه آنلاین فیش حقوقی یونیک سافت علاوه بر مشاهده و چاپ فیش، قابلیت مشاهده حکم و قرارداد کارگزینی، ثبت درخواست مرخصی و مشاهده سوابق مرخصی را نیز معرفی کرده است.
در برخی سامانههای دیگر قابلیتهایی مانند اطلاعرسانی پیامکی، دانلود اسناد و توزیع انواع مدارک پرسنلی نیز وجود دارد. بنابراین هنگام انتخاب سامانه بهتر است فقط به نمایش فیش توجه نکنید؛ سادگی استفاده، نحوه دسترسی پرسنل، امکانات مدیریتی و قابلیت نگهداری سوابق نیز مهم هستند.
سامانه فیش حقوقی آنلاین برای چه شرکتهایی مناسب است؟
استفاده از سامانه فیش حقوقی فقط مخصوص سازمانهای بزرگ نیست. شرکتها، کارخانهها، کارگاهها، مجموعههای پیمانکاری، فروشگاهها، هتلها، بیمارستانها و سایر مجموعههایی که برای کارکنان خود فیش و اسناد پرسنلی صادر میکنند، میتوانند از چنین سامانهای استفاده کنند. فیش24 نیز خدمات خود را برای کارفرمایان با تعداد مختلف پرسنل و انواع مجموعههای کاری معرفی کرده است.
البته هرچه تعداد کارکنان بیشتر شود، مزیت استفاده از یک سامانه متمرکز بیشتر خودش را نشان میدهد؛ چون دیگر لازم نیست واحد مالی هر ماه فایلها را بهصورت پراکنده برای تکتک افراد ارسال کند و کارکنان میتوانند از مسیر مشخصی به اسناد خود دسترسی داشته باشند.
امنیت اطلاعات در سامانه فیش حقوقی چقدر مهم است؟
فیش حقوقی شامل اطلاعات مالی و پرسنلی کارکنان است؛ بنابراین امنیت باید یکی از معیارهای اصلی انتخاب سامانه باشد. در یک سامانه مناسب، هر کاربر باید فقط به اطلاعاتی دسترسی داشته باشد که مجاز به مشاهده آن است. OWASP نیز «کنترل دسترسی» را یکی از مهمترین اصول امنیت برنامههای تحت وب میداند؛ ضعف در این بخش میتواند باعث مشاهده یا تغییر غیرمجاز اطلاعات شود.
استفاده از ارتباط امن، مدیریت صحیح حسابهای کاربری، احراز هویت مناسب و کنترل سطح دسترسی از مواردی هستند که هنگام ارزیابی یک سامانه فیش حقوقی باید مورد توجه قرار گیرند. OWASP همچنین تأکید میکند که اطلاعات حساس در زمان انتقال باید از طریق روشهای رمزگذاریشده و پروتکلهای امن منتقل شوند.
چگونه سامانه مناسب برای ارسال فیش حقوقی انتخاب کنیم؟
قبل از انتخاب سامانه، بهتر است فقط به ظاهر پنل یا امکان نمایش فیش توجه نکنید. یک سامانه کاربردی باید استفاده سادهای داشته باشد، کارکنان بتوانند به اطلاعات خود دسترسی پیدا کنند و سوابق موردنیاز نیز بهسادگی قابل مشاهده باشد.
همچنین بهتر است مواردی مانند سطح دسترسی کاربران، امنیت، امکان مشاهده فیشهای قبلی، پشتیبانی نرمافزار و قابلیت هماهنگی با فرایند حقوق و دستمزد مجموعه را بررسی کنید.
نیاز شرکت خودتان هم تعیینکننده است. یک مجموعه کوچک ممکن است تنها به مشاهده آنلاین فیش نیاز داشته باشد، درحالیکه شرکتی با تعداد پرسنل بیشتر میتواند به امکانات تکمیلی مانند مشاهده حکم، قرارداد، سوابق و مدیریت درخواستهای پرسنلی نیاز داشته باشد.
جمعبندی؛ ارسال فیش حقوقی را سادهتر کنید
ارسال دستی فیش حقوقی شاید برای چند کارمند دردسر زیادی ایجاد نکند، اما با افزایش تعداد پرسنل، مدیریت فایلها، ارسال جداگانه و پاسخگویی به درخواستهای کارکنان میتواند زمان بیشتری از واحد مالی و منابع انسانی بگیرد. استفاده از سامانه فیش حقوقی آنلاین این امکان را فراهم میکند که کارکنان از یک مسیر مشخص به اطلاعات موردنیاز خود دسترسی داشته باشند.
سامانه آنلاین فیش حقوقی یونیکسافت نیز امکاناتی مانند مشاهده و چاپ آنلاین فیش حقوقی، مشاهده حکم و قرارداد کارگزینی، ثبت درخواست مرخصی و مشاهده سوابق را ارائه میکند.
اگر به دنبال مکانیزهکردن این فرایند در مجموعه خود هستید، میتوانید امکانات سامانه آنلاین فیش حقوقی یونیکسافت* را بررسی کنید و متناسب با نیاز و تعداد کارکنان، راهکار مناسبتری برای ارائه خدمات پرسنلی انتخاب کنید.